○文書取扱規程

昭和40年8月1日

訓令第3号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、文書の取扱について定めることを目的とする。

(事務処理の原則)

第2条 事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。

第3条 文書は、事務が能率的に処理されるように正確迅速に取り扱わなければならない。

第2章 到達文書

(収受及び配付)

第4条 到達した文書及び物品は、主管課において次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は開封し、収受印を押し、受付簿に登載し、番号を記入する。ただし、請求書、届書、参考図書等で軽易なものは、受付簿に登載しないことができる。

(2) 受付簿は、各課、会計、議会、選挙管理委員会、教育委員会及び農業委員会ごとにそれぞれ別冊とする。

(3) 第1号の場合において、訴願書、審査請求書その他収受年月日等が権利の得喪に関係のある文書には、その封筒を添えなければならない。

(4) 村長あての文書で重要又は異例なものは、直ちに村長及び助役の閲覧に供しなければならない。

(5) 親展文書は、封をしたまま、封筒の表面に受付印及び番号を押印記入し、各名あてに配付すること。

(6) 金券(現金及び小切手、かわせ等の有価証券を含む。)を添えた文書は、その余白に所要の事項を記入したうえ、金券受付簿に登載すること。

(7) 書留郵便物は、前各号によって処理をすると共に受付簿等に「書留」と表示しておくこと。

(処理)

第5条 主管課長は、収受した文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限のあるものについてはこれを指示し、係長を経て事務担当者に配付し処理させなければならない。

2 課長は、常時その処理状況をは握し、適宜の措置を講じなければならない。

第3章 起案文書

(令達の種別)

第6条 令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 村内の全部又は一部に公示するもの

(4) 達 団体又は個人に指示命令するもの

(5) 訓令 所属の機関及び職員に指示命令するもの

(6) 訓 所属の機関及び職員に各別に指示命令するもの

(7) 内訓 訓令又は訓でその内容が秘密にわたるもの

(8) 指令 所属の機関、団体及び個人の申請、願出又は伺に対する処分の意思を表示するもの

(9) 辞令 所属の職員に係る処分の意思を表示するもの

(起案)

第7条 文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、関係書類を添えなければならない。

第8条 内容が軽易又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書し、又は帳簿等により処理するものとする。

(所定の用紙による処理)

第9条 法令その他により、用紙、帳簿等について定めるものについては、それにより処理するものとする。

(秘密又は緊急事案の処理)

第10条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合においては、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。

(合議)

第11条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。

(修正等)

第12条 起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係職員に連絡しなければならない。

(条例、規則その他の規程案の審査)

第13条 条例、規則、その他の規程案は総務課に合議しなければならない。

(決裁)

第14条 起案文書の決裁は、村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。

2 決裁を受けた文書は、その決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 施行文書

(文書番号)

第15条 令達文書及び施行文書の番号は、次による。

(1) 条例 条例件名簿

(2) 規則 規則件名簿

(3) 告示 告示件名簿

(4) 達 達件名簿

(5) 訓令 訓令件名簿

(6) 訓 訓件名簿

(7) 指令 指令件名簿

(8) 往復文書 受付簿

ただし、往復文書で第4条の規定による収受に係るものは、その収受番号とする。

2 往復文書で軽易なものの番号は、号外で処理することができる。

第16条 前条第1項第1号から第7号までの規定によるものの番号は、総務課で起すものとする。

2 前条第1項第8号の往復文書の番号は起案課において起し、その番号には「豊」及び起案課の頭字を冠するものとし、その事案が完結するまで、同一のものとする。

(施行月日)

第17条 文書の施行年月日は、施行する日とする。

(浄書及び照合)

第18条 施行文書の浄書は、主管課において浄書することを原則とする。

2 浄書及び照合を終ったときは、その責任を明らかにするため原議の所定欄に認印するものとする。

(押印)

第19条 施行文書には、相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したもの及び軽易なものには、公印を押さないことができる。

2 達、指令その他重要な文書には、公印を押すほか、契印を押さなければならない。

(発送)

第20条 施行文書で発送を要するものは、退庁時間30分前までに総務課に発送しなければならない。

2 発送に当っては、施行文書の緩急あて先等を考慮し、できる限り郵送料の軽減並びに配達文書の減少につとめなければならない。

(施行済原議等の処理)

第21条 文書を施行したときは、受付簿、原議等に処理の経過又は施行年月日を記入し、認印しておかなければならない。

第5章 文書保存

(保存区分)

第22条 文書の保存区分は、法令に別段の定があるものを除くほか、次のとおりとする。

永年保存

10年保存

5年保存

1年保存

2 前項の保存期間は、文書の完結の翌年度から起算する。

(編冊基準)

第23条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次の各号によるものとする。

(1) 会計年度によって区分すること。

(2) 数か年度にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年度の分として区分すること。

(3) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。

(保存)

第24条 完結文書(以下「保存文書」という。)は、文庫に納め、保存区分別、会計年度別に整理配列しておかなければならない。

(保存上の注意)

第25条 保存文庫の保存については、次の事項に注意すること。

(1) 文庫内は常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。

(2) 文庫内で喫煙し、又は火気を使用しないこと。

(保存文書の閲覧)

第26条 職員が保存文書の閲覧をしようとするときは、主管課の承認を受けなければならない。

2 保存文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 他の者に転貸しないこと。

(2) 抜取、取換又は訂正しないこと。

(3) 破損し、汚損し又は紛失したときは、直ちに主管課長に報告し、その指示を受けること。

(4) 庁外に搬出しないこと。

(保存文書の携出等)

第27条 職員が公務のため保存文書を携出する必要があるときは、主管課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第28条 総務課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て廃棄することができる。

2 廃棄した文書は、原則として焼却しなければならない。

第6章 雑則

(文書処理)

第29条 窓口において処理する文書は、第2章から第4章までの規定にかかわらず、あらかじめその事案及び処理方法等の承認を受け、処理することができる。

2 前項の場合においても、事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。

(部外者の文書の閲覧等)

第30条 部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、上司の承認がなければ、これをすることができない。

附 則

この規程は、昭和40年8月1日から施行する。

附 則(平成10年4月1日規程第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年4月1日規程第7号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

文書取扱規程

昭和40年8月1日 訓令第3号

(平成28年4月1日施行)