○豊丘村立小中学校文書規程

平成9年5月21日

教育委員会規程第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、豊丘村立小中学校における文書事務の処理に関して必要な事項を定めるものとする。

(文書主任)

第2条 学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。

(文書主任の職責)

第3条 文書主任は、校長の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び配布に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。

(4) 文書の整理保存に関すること。

(5) 前号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(文書分類表)

第4条 文書主任は、文書を整理するために、別表に定める基準に従って、文書分類表を定めておかなければならない。

第2章 文書事務の処理

(取扱いの原則)

第5条 文書は、事務が能率的に処理されるように正確、かつ、迅速に取り扱わなければならない。

(文書の左横書き)

第6条 文書は、左横書きとする。ただし、特定なものはこの限りでない。

(文書の記名)

第7条 文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は校名とすることができる。

(文書の記号等)

第8条 文書には、年次、記号及び番号並びに分類記号及び保存区分を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

第9条 年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受付け又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

第10条 番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。

2 文書の番号は、文書番号簿(様式第1号)によって毎年4月1日から起こすものとする。ただし、継続的に行う同一事項に係る許可、証明等の文書の番号にあっては校長の承認を得て枝番号で、往復文書で軽易なものは号外で処理することができる。

3 親展文書で秘密を要するものの番号は、校長が親展(秘密)文書処理簿(様式第1号の2)によって毎年4月1日から起こすものとする。

(分類記号)

第11条 分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。

(保存区分)

第12条 文書の保存区分は、保存期間により次のとおりとする。

(1) 永年 11年以上の期間保存するもの

(2) 10年 10年間保存するもの

(3) 5年 5年間保存するもの

(4) 3年 3年間保存するもの

(5) 1年 1年以内の期間保存するもの

2 前項の保存期間は、文書完結の翌年度から起算するものとする。

3 永年保存における文書の保存期間は、その重要度、利用度等を勘案し、校長が設定するものとする。

(起案)

第13条 文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

2 定例的な事案の起案は、例文によりするようにしなければならない。

3 例文は、校長が定めるものとする。

第14条 文書の起案は、第15条から第18条までの規定による場合を除き、起案用紙甲(様式第2号)を用いて行うものとし、必要な関係書類、参考資料等を添えなければならない。ただし、内容の軽易又は定例的な文書の起案は起案用紙甲に代えて、起案用紙乙(様式第3号)を用いることができる。

第15条 内容の軽易な事案の起案は、その文書の余白に処分案を朱書きし、かつ、処理経過印(様式第3号の2)を押印して行うようにしなければならない。

第16条 不備なか所のある極めて軽易な文書を整備して再提出するときは、符せん用紙(様式第4号)を用いて処理することができる。

第17条 添書を要しないで物品等を送付しようとするときは、簡易発送処理カード(様式第5号)を用いて処理することができる。

第18条 口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第6号)によって上司の決裁等所定の手続をとらなければならない。

第19条 秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続きをとらなければならない。

(文書の日付)

第20条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

(押印)

第21条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。

第3章 文書の収受及び配布等

(収受及び配布)

第22条 到着した文書及び物品はすべて文書主任が次の各号により処理するものとする。

(1) 校長又は学校あての文書は開封し、収受印(様式第7号)を押し、収受日及び収受の事実を明確に記録しておくことが必要な文書は文書収受簿(様式第7号の2)に登載し、担当者に配付すること。ただし、異例な文書及び重要な文書は事前に校長の査閲に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(2) 前号の場合において、封筒を失なうことにより発信者名が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。

(3) 親展文書は、開封せずに、配布すること。

(4) 第1号の場合において、金券(現金及び小切手等の有価証券を含む。)及び書留郵便物は、特殊文書等収配カード(様式第8号)に登載し配布すること。

2 文書主任以外で直接受領した文書は、直ちに文書主任に回付して、前項各号の処理を行わなければならない。

3 郵便料金の未納又は不足の文書が到達したときは、文書主任が必要と認めるものに限りこれを収受することができる。

4 学校で収受すべきでない文書は、文書主任において返送又は回送等必要な処置をとるものとする。

5 校長は、親展文書等の配布を受けたときは、秘密を要するものは親展(秘密)文書処理簿に登載し、自ら処理するもののほか担当者に回付し、秘密を要しないものは、第1項第1号の規定により処理するものとする。

(発送)

第23条 発送する文書は、合封すべきものはそのまま、その他のものは封入又は包装した上、原議又は親展(秘密)文書処理簿とともに文書主任に回付しなければならない。

2 文書主任は前項の規定により回付を受けた文書について決裁等の有無及び封かん又は包装、郵便種別等の適否を点検し、不適当と認めるものは、所要の補正をさせた上、発送しなければならない。

(施行済原議の処理)

第24条 文書主任において文書を発送したときは、原議又は親展(秘密)文書処理簿に施行印(様式第10号)を押印のうえ担当者に回付しなければならない。

第25条 削除

第4章 文書の整理保存

(整理、保管)

第26条 文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は文書分類表に基づいて該当ホルダーに入れ、未完結文書は懸案ホルダーに入れて所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、ホルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

(編冊基準)

第27条 保存のため引き継ぐ文書は、次の要領によって編冊しなければならない。

(1) 完結年又は完結年度ごとに区分すること。

(2) 大きさは、日本工業規格A列4番以下とすること。ただし、図書等でこれにより難いものはこの限りでない。

(3) 1冊の厚さは、約6センチメートルとし、これをこえるものは適宜分冊すること。

(4) 背表紙(様式第11号)及び件名索引(様式第11号の2)を付すること。ただし、件名索引について、保存区分が1年のものは、この限りでない。

(保存台帳の作成)

第28条 文書を保存しようとするときは、文書保存台帳(様式第12号)に記入し、校長の承認を得て文書庫等に納めなければならない。

(文書の閲覧及び貸出し)

第29条 職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については校長の同意を得るものとする。

(保存文書の廃棄)

第30条 保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存期間が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。

2 保存期間を経過しない保存文書で、文書主任と担当者又は校長の協議により保存の必要がないと認められるものは、文書主任が廃棄するものとする。

第5章 補則

第31条 この規程によるもののほか、文書の処理に関して必要な事項は、校長が定めることができる。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成9年6月1日から適用する。

(経過処置)

2 この規程の適用の日前までに収受した文書の取扱いについては、その事案が完結するまでの間、なお、従前の例による。

3 この規程の適用の日前までに完結した文書の保存区分は、なお、従前の例による。

4 この規程の適用前に作成した起案用紙等は、必要な調整をして、当分の間、使用することができる。

別表

分類区分

分類の方法

記号

基本分類

第1分類

主題によって十進法により分類する。

0から9までの数字を用いる。

第2分類

第1分類のそれぞれを主題によって十進法により分類する。

0から9までの数字を用いる。

補助分類

第2分類を適宜に細分類する。必要があるときに用いる。

基本分類の次にコンマを付して1からの数字を用いる。

豊丘村立小中学校文書規程

平成9年5月21日 教育委員会規程第2号

(平成9年5月21日施行)