○豊丘村立小中学校特定個人情報取扱要領

平成28年3月10日

教育委員会訓令第3号

第1章 総則

(目的)

第1条 この要領は、行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)、豊丘村個人情報保護条例(平成11年豊丘村条例第8号)及び豊丘村特定個人情報等の適正な取扱いのための基本方針の各規定に従い、豊丘村立の小学校及び中学校(以下「豊丘村立小中学校」という。)において必要な事項を定めるものとする。

(個人番号を取り扱う事務の範囲)

第2条 豊丘村立小中学校において、個人番号を取り扱う事務は、別表中第1欄に掲げるものとする。

(特定個人情報の範囲)

第3条 前条における個人番号を取り扱う事務において、個人番号と併せて管理する個人情報は、それぞれ別表中第2欄に掲げるものとする。

第2章 安全管理措置

(保護管理者)

第4条 豊丘村立小中学校に保護管理者を置くこととし、豊丘村立小中学校の学校長(以下「校長」という。)をもって充てる。なお、校長に事故があるときは、あらかじめ校長が指名したものが、その職務を代理する。

2 保護管理者は、特定個人情報等の管理に関する事務を掌理する。

3 保護管理者は、学校事務に係る特定個人情報等を含む文書の適正な管理について責任を負うとともに、特定個人情報等の保護に関し、所属職員を指揮監督する。

(事務取扱担当者)

第5条 特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割は、それぞれ別表中第3欄及び第4欄に掲げるものとする。

(監督及び引継)

第6条 保護管理者は、特定個人情報が法令等に基づき、適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。

2 事務取扱担当者が変更となったときは、従前の事務取扱担当者は、新たに事務取扱担当者になる者に対して、確実に引継ぎを行い、保護管理者は当該引継ぎについて、適正に行われたかについて確認をする。

(記録媒体の管理等の場所)

第7条 特定個人情報を含む文書又は媒体を保管する場所は、施錠等を行うことができるキャビネット等とする。

(取扱状況を確認する手段の整備)

第8条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段として、次の各号に掲げる事項等を記載した特定個人情報管理台帳(別記様式)を作成することとする。

(1) 特定個人情報ファイルの種類及び名称

(2) 利用目的

(3) 収集、保管、利用、提供及び廃棄の状況

(4) 事務取扱担当者

(記録媒体を取り扱うことができる区域)

第9条 特定個人情報等を含む文書又は媒体を取り扱うことができる区域は、豊丘村立小中学校の事務室内とする。

(教育研修)

第10条 保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに従事する所属職員に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(事故への対応)

第11条 豊丘村立小中学校所属職員(以下「所属職員」という。)は、特定個人情報等を含む文書の盗難、紛失若しくは不適正な持ち出し又は特定個人情報等に係る漏えい、虚偽記載、改ざん若しくは不適正な消去が発生したときは、直ちに保護管理者に報告する。

2 報告を受けた保護管理者は、直ちに事実関係を調査した上で、豊丘村教育委員会へ報告するとともに、被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずる。

3 保護管理者は、事故の内容や影響等に応じて、当該事故等に係る特定個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。

4 保護管理者は、前項の措置を講じた後、速やかに事故の原因を調査し、再発防止対策を講ずるとともに、これらの内容について豊丘村教育委員会へ報告する。

(点検の実施)

第12条 保護管理者が指名する者は、特定個人情報等の適正な管理の状況について、定期又は随時に点検を行う。

2 保護管理者が指名する者は、前項の点検結果を確認し、所属職員に必要な助言及び指導を行い、点検結果について保護管理者へ報告する。

3 報告を受けた保護管理者は、点検の結果、特定個人情報の管理に改善すべき点があると認めるときは、改善の措置を講ずるものとする。

4 第2項及び前項の場合において、豊丘村教育委員会が必要と認めるときは、保護管理者に対して報告を求めることができる。

(補則)

第13条 この要領に定めるもののほか、必要な事項は、教育委員会が別に定める。

附 則

この要領は、公布の日から施行し、平成28年1月1日から適用する。

(別表)(第2条、第3条、第5条関係)

【第1欄】

【第2欄】

【第3欄】

【第4欄】

個人番号を取り扱う事務

取り扱う特定個人情報の範囲

事務取扱担当者

役割

1 税(所得税・住民税)関係事務

・氏名

・住所

・電話番号

・家族の個人番号

事務担当職員

特定個人情報の収集、保管又は廃棄

2 雇用保険関係事務

・氏名

・生年月日

・住所

・電話番号

・雇用保険番号

事務担当職員

特定個人情報の収集、保管又は廃棄

3 社会保険関係事務

・氏名

・生年月日

・住所

・電話番号

事務担当職員

特定個人情報の収集、保管又は廃棄

様式 略

豊丘村立小中学校特定個人情報取扱要領

平成28年3月10日 教育委員会訓令第3号

(平成28年3月10日施行)