○豊丘村電子契約事務処理要領
令和5年4月1日
要領第20号
(趣旨)
第1条 この要領は、電子契約サービスを利用して行う村の契約の締結について、必要な事項を定めるものとする。また、この要領に定めのないものについては、それぞれの入札等に係る実施要領等の定めるところによる。
(1) サービス提供事業者 電子契約サービスを提供する事業者をいう。
(2) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。
(3) 電子契約サービス サービス提供事業者が町及び契約相手方の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名を行う事業者署名型電子契約サービスをいう。
(4) 電子契約 法令に定める措置を講じた電磁的記録により作成する契約書をいう。
(5) アカウント 電子契約サービスに接続するための権利をいう。
(6) パスワード 電子契約サービスに接続するために必要となる暗証番号をいう。
(7) 承認者 電子契約サービスを利用して契約相手方に契約書を送信する際、当該契約書が決裁を得たものと相違ないことを確認し承認する者をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 電子契約サービスは村が締結する電子契約に利用するものとする。
(対象としない契約)
第4条 電子契約の対象としない契約は、次に掲げるものとする。
(1) 法令等の規定により書面の契約書が必須となる契約
(2) 契約期間に保存期間を加えた期間が10年を超える契約
(3) 自動更新条項付契約
(4) その他電子契約によることが適当でないと認められる契約
(承認者の設置)
第5条 承認者は、総務課長が指定する者をもってこれに充てる。
(電子契約サービスの運用管理者)
第6条 電子契約サービスの運用及び管理のため、電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置き、総務課長又は総務課長が指定する者をもってこれに充てる。
2 運用管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) その他電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウント等の取扱い)
第7条 アカウントは、運用管理者が設定し、電子契約サービスが利用できる者(以下「職員」という。)に貸与する。
2 アカウントの変更は、運用管理者が行う。
3 アカウントの取扱いは、職員が適正に行う。
4 パスワードの管理、設定及び変更は、職員が行う。
5 職員は、パスワードを他者に知られないように厳重に管理する。
(電子メール等の確認)
第8条 職員は、電子契約利用申出書(別記様式)により、電子契約による契約締結の承諾及び契約の相手方の指定する電子メールアドレスの報告を受けることとする。
(契約内容の修正)
第9条 職員は、契約内容の修正(誤字又は語句の修正、条文の削除等)が生じた場合は、新たな契約書一式及び修正・取消事項等を記載した覚書を電子契約サービスにアップロードし、電子契約手続きを行う。
(変更契約)
第10条 職員は、変更契約が生じた場合は、変更契約書について電子契約手続きを行う。
(契約の解約又は契約の解除)
第11条 職員は、契約が解約又解除となった場合は、その旨を電子契約書の書類情報に記録する。
(決裁に必要な書類)
第12条 職員は、支出負担行為及び支出命令等の決裁を受ける際に、電子契約書の写し等を支出伝票等に添付することとする。
(電子契約の保存)
第13条 電子契約データは、適切に保存し、及び管理しなければならない。
(その他)
第14条 この要領に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は村長が別に定めるものとする。
附則
この要領は、令和5年4月1日から施行し、令和5年4月1日に契約する電子契約から適用する。
様式 略