○豊丘村保有個人情報取扱規程
令和5年4月1日
訓令第22号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、豊丘村の保有する個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第60条第1項に規定する保有個人情報をいう。以下「保有個人情報」という。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、村の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 村の保有個人情報及び個人情報ファイルの取扱いは、個人情報保護法、豊丘村個人情報保護法施行条例(令和4年豊丘村条例第30号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。
(用語の定義)
第3条 この規程における用語の定義は、個人情報保護法第2条の定めるところによる。
第2章 管理体制等
(総括保護管理者)
第4条 各課等における保有個人情報の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置き、副村長をもって充てる。
(保護管理者)
第5条 保有個人情報を取り扱う各課等に保護管理者を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、当該課等における保有個人情報を適切に管理する任に当たる。保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(保護担当者)
第6条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う各係等において保護担当者を指定し、当該係等の係長を充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各係等における保有個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条 保有個人情報の管理の状況について監査をさせるために、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(保有個人情報の適切な管理のための会議)
第8条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を実施する。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施する。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各課及び係等における保有個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課及び係等の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第10条 職員は、個人情報保護法の趣旨にのっとり、関連する法令及びこの規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
第3章 保有個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第11条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製などの制限)
第12条 職員は、業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第13条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第14条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付したり持ち出す場合には、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等、アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第15条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付及び誤交付、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人情報の秘匿性等やその内容に応じ、複数の職員による確認や、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄など)
第16条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 保有個人情報の削除や、保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(二以上の段階にわたる委託を含む。)には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第17条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第18条 職員は、保有個人情報が、外国において取り扱われる場合には、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第19条 保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 保護管理者が前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第20条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。
2 保護管理者は、必要に応じてアクセス記録を分析するものとする。
3 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第21条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、必要に応じて保有個人情報を含む又は含むおそれのある一定量以上の情報が、情報システムからダウンロードされた際に警告表示等がされる機能の設定及び、設定の定期的な確認等の措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第22条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、適切なネットワーク経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第24条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第25条 職員は、保有個人情報について、一時的な加工等の処理を行うために複製等をする場合には、その対象を必要最小限とし、利用後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
(暗号化)
第26条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第27条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第28条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。
(端末の盗難防止など)
第29条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第30条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合など)
第31条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第32条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書などの管理)
第33条 保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
第5章 サーバ室等の安全管理
(入退室の管理)
第34条 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の事務取扱担当者の立会い等の措置を講ずる。また、保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(サーバ室等の管理)
第35条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第6章 保有個人情報の業務の委託等
(業務の委託など)
第36条 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないようにしなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除の措置、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
2 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託をする場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、その業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、年1回以上、実地検査等により確認する。
第7章 安全確保上の問題への対応
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第37条 個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用する場合には、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)に規定されたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考とし、取り扱う保有個人情報の秘匿性等その内容に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 保有個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 前項の場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、被害拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を村長に速やかに報告しなければならない。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(法に基づく報告及び通知)
第39条 漏えい等が生じた場合であって法第68条第1項の規定による委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合には、速やかに所定の手続を行う。
(公表等)
第40条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
第8章 監査及び点検の実施
(監査)
第41条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、必要に応じ監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第42条 保護管理者は、各課及び係等における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第43条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。
第9章 その他
(雑則)
第44条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和5年4月1日から適用する。