(趣旨)

第1条　この規程は、豊丘村立小中学校における文書事務の処理に関して必要な事項を定めるものとする。

(文書主任)

第2条　学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。

(文書主任の職責)

第3条　文書主任は、校長の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(文書分類表)

第4条　文書主任は、文書を整理するために、別表に定める基準に従って、文書分類表を定めておかなければならない。

(取扱いの原則)

第5条　文書は、事務が能率的に処理されるように正確、かつ、迅速に取り扱わなければならない。

(文書の左横書き)

第6条　文書は、左横書きとする。ただし、特定なものはこの限りでない。

(文書の記名)

第7条　文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は校名とすることができる。

(文書の記号等)

第8条　文書には、年次、記号及び番号並びに分類記号及び保存区分を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。

第9条　年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受付け又は施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

第10条　番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。

(分類記号)

第11条　分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。

(保存区分)

第12条　文書の保存区分は、保存期間により次のとおりとする。

(起案)

第13条　文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。

第14条　文書の起案は、第15条から第18条までの規定による場合を除き、起案用紙甲(様式第2号)を用いて行うものとし、必要な関係書類、参考資料等を添えなければならない。ただし、内容の軽易又は定例的な文書の起案は起案用紙甲に代えて、起案用紙乙(様式第3号)を用いることができる。

第15条　内容の軽易な事案の起案は、その文書の余白に処分案を朱書きし、かつ、処理経過印(様式第3号の2)を押印して行うようにしなければならない。

第16条　不備なか所のある極めて軽易な文書を整備して再提出するときは、符せん用紙(様式第4号)を用いて処理することができる。

第17条　添書を要しないで物品等を送付しようとするときは、簡易発送処理カード(様式第5号)を用いて処理することができる。

第18条　口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第6号)によって上司の決裁等所定の手続をとらなければならない。

第19条　秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続きをとらなければならない。

(文書の日付)

第20条　文書の日付は、当該文書を施行する日とする。

(押印)

第21条　施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。

(収受及び配布)

第22条　到着した文書及び物品はすべて文書主任が次の各号により処理するものとする。

(発送)

第23条　発送する文書は、合封すべきものはそのまま、その他のものは封入又は包装した上、原議又は親展(秘密)文書処理簿とともに文書主任に回付しなければならない。

(施行済原議の処理)

第24条　文書主任において文書を発送したときは、原議又は親展(秘密)文書処理簿に施行印(様式第10号)を押印のうえ担当者に回付しなければならない。

第25条　削除

(整理、保管)

第26条　文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は文書分類表に基づいて該当ホルダーに入れ、未完結文書は懸案ホルダーに入れて所定の場所に整理して保管しなければならない。ただし、ホルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。

(編冊基準)

第27条　保存のため引き継ぐ文書は、次の要領によって編冊しなければならない。

(保存台帳の作成)

第28条　文書を保存しようとするときは、文書保存台帳(様式第12号)に記入し、校長の承認を得て文書庫等に納めなければならない。

(文書の閲覧及び貸出し)

第29条　職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については校長の同意を得るものとする。

(保存文書の廃棄)

第30条　保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存期間が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。

第31条　この規程によるもののほか、文書の処理に関して必要な事項は、校長が定めることができる。