○豊丘村住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理規程
平成29年4月1日
訓令第24号
(趣旨)
第1条 この訓令は、豊丘村住民基本台帳ネットワークシステム情報資産管理規程(平成23年豊丘村訓令第24号。以下「情報資産管理規程」という。)に定めるもののほか、住民基本台帳ネットワークシステムに係る本人確認情報(以下「本人確認情報」という。)の管理について必要な事項を定めるものとする。
(管理対象)
第2条 本人確認情報の管理は、住民基本台帳ネットワークシステムの情報資産(情報資産管理規程第1条に規定する情報資産をいう。以下同じ。)のうち、本人確認情報、当該本人確認情報が記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等について行うものとする。
(本人確認情報管理責任者)
第3条 本人確認情報管理責任者(情報資産管理規程第2条第2項に規定する本人確認情報管理責任者をいう。以下「管理責任者」という。)は、本人確認情報の管理を実施する。
2 管理責任者に事故があるときは、あらかじめその指名する者がその職務を代理する。
(管理責任者の所掌事務)
第4条 管理責任者は、本人確認情報を取り扱うことができる職員(以下「取扱者」という。)を指定するとともに、本人確認情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他本人確認情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 管理責任者は、本人確認情報の記録されたサーバに係る帳票及び個人番号カード等の管理方法を定めるものとする。
(本人確認情報の管理方法)
第5条 本人確認情報の管理方法は、次に掲げるとおりとする。
(1) 管理責任者は、住民基本台帳ネットワークシステムのオペレーション計画を定めるものとする。
(2) 管理責任者は、不正アクセスにより、本人確認情報の漏えい、毀損等の被害を受けるおそれがある場合には、本人確認情報の保護を最優先するものとし、ネットワークの遮断等の対応の判断を速やかに行うとともに、できる限り速やかに改善措置を講ずるものとする。
(本人確認情報の取扱い方法)
第6条 取扱者は、本人確認情報の取扱いに当たって、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 統合端末の画面情報に関すること。
ア ディスプレイの画面を、来庁者その他取扱者以外の者に漫然と見られることがないよう設置すること。
イ アに定めるもののほか、ディスプレイに斜視防止フィルタを適用する等の覗き見防止措置を講ずること。
ウ タッチパネルを利用した入力については、タッチパネルの画面を、利用者以外の第三者に見られることがないように配慮すること。
エ スクリーンセーバを利用し、画面を長時間連続して表示させ続けないようにすること。
(2) 本人確認情報の入力、訂正及び削除(以下「入力等」という。)時に関すること。
ア 入力等を行った取扱者以外の取扱者が、入力等の内容を確認すること。
イ 入力等から確認に至るまでを2名の取扱者で行うこと。
ウ 入力等に用いた帳票等は、シュレッダー等を用いて廃棄すること。ただし、保管が必要な帳票等は、本人確認情報管理簿に記載し、施錠可能な書庫等に施錠保管すること。
エ 訂正は、管理責任者の許可を得てから行い、訂正した日から1年間、当該訂正に係る記録を書庫等に施錠保存すること。
オ 本人確認情報を、メモに録取したり、端末にテキスト文書として保存したりしないこと。
カ 入力等を行った際は、その実施年月日、取扱者の氏名及び処理内容を記録すること。
(3) 本人確認情報の検索・抽出時に関すること。
ア 業務上必要のない検索を行ってはならないこと。
イ あらかじめ、検索・抽出条件を明確にしなければならないこと。
ウ 検索・抽出によってディスプレイ上に表示された本人確認情報について、画面のハードコピーを取ってはならないこと。ただし、やむを得ずその必要があると認められる場合には、事前に管理責任者の許可を得て、その記録を残さなければならないこと。
(4) 離席時に関すること。
ア 業務アプリケーションを必ずログオフし、又は終了させなければならない。
(5) 大量に本人確認情報を出力する場合に関すること。
ア 一度に大量に本人確認情報を出力してはならないこと。ただし、やむを得ずその必要が認められる場合には、事前に管理責任者の許可を得て、その記録を残さなければならないこと。
イ この号において大量と定義される印刷物(整合性確認処理時のファイルへの出力数)等の量は、本人の数が20名以上とすること。
(実施状況の確認)
第7条 管理責任者は、少なくとも月1回以上、次の各項目について、実施状況の確認を行い、その結果を記録するものとする。
(1) 前条各号に定める留意事項が実際の業務において遵守されていること。
(2) 操作ログに、業務上必要のない操作履歴が残されていないこと。
(3) 業務上必要のない検索又は抽出が行われていないことについて、取扱者へのヒアリングにより確認していること。
(帳票の管理方法)
第8条 管理責任者は、次の各項目を記録するための帳票管理簿を作成し、帳票の出力、保管、廃棄等を行うにあたっては、取扱者に必要事項を記録させるものとする。ただし、住民からの申請書に基づき、当該住民に交付する部数に限り帳票を印刷する場合には、当該申請書を管理対象とし、その出力は、管理対象外とする。
(1) 出力に関する項目
ア 帳票の内容(数量及び内訳)
イ 出力年月日
ウ 出力する取扱者の氏名及び所属課名
エ 出力した帳票の使用理由
オ 管理責任者の許可の有無
カ 使用の際の注意事項
(2) 保管に関する項目
ア 保管場所
イ 保管期間
(3) 廃棄に関する項目
ア 廃棄年月日
イ 廃棄する取扱者の氏名及び所属部署
ウ 廃棄する理由
エ 管理責任者の許可の有無
オ 廃棄方法
2 前項の規定により管理対象とする帳票は、次のとおりとする。
(1) 広域交付住民票
(2) 転出証明確認書
(3) 転入通知確認書
(4) 住民票コード通知票
(5) 住民票コード変更通知票
(6) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数一覧表
(7) 住民票コード要求・付番処理件数一覧表
(8) 本人確認情報更新処理件数一覧表
(9) 本人確認情報整合性結果リスト
(10) 本人確認情報リスト
(11) 住民票の写しの広域交付・転入出(住基カード)処理件数年合計一覧表
(12) 住民票コード要求・付番処理件数年合計一覧表
(13) 本人確認情報更新処理件数年合計一覧表
(14) 戸籍附票記載事項通知処理件数一覧表
3 取扱者は、第1項の規定による帳票の出力をする場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 出力装置を、来庁者その他取扱者以外の者が出力帳票を見ることができないように設置すること。
(2) 帳票を出力した場合には、出力装置上に放置せず、速やかに回収すること。
(3) 出力装置を適時確認し、帳票が放置されている場合は、出力した取扱者を特定して注意を促し、当該帳票は、廃棄すること。
4 取扱者は、第1項の規定による帳票の保管をする場合には、書庫等に施錠保管して、権限のない者がアクセスできないようにし、その鍵は、管理責任者が管理するように留意しなければならない。帳票管理簿についても、同様とする。
5 取扱者は、第1項の規定による帳票の廃棄を行う場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 事前に、管理責任者の許可を得て廃棄すること。
(2) 廃棄の方法は、帳票の内容を読み出せないように、焼却、裁断又は溶解をする方法によること。
(3) 廃棄状況及び結果を帳票管理簿に記録して、管理責任者に報告すること。
(帳票受渡管理簿)
第9条 管理責任者は、次の各必要事項を記録するための帳票受渡管理簿を作成し、帳票を利用するに当たっては取扱者に当該必要事項を記録させるものとする。
(1) 帳票名
(2) 利用者の氏名、利用目的、利用年月日及び返却予定年月日
(3) 利用場所
(4) 返却年月日
(5) 管理責任者の許可の有無
2 取扱者は、帳票を持ち出す場合には、次の事項に留意しなければならない。
(1) 帳票受渡管理簿に前項に規定する必要事項を記録して管理責任者の許可を得ること。
(2) 持ち出し利用中は、保管場所と同等の安全を確保し、権限がない者がアクセス可能な場所に放置しないこと。
(3) 原則として、複写を行わないこと。
(4) 帳票の盗難又は紛失時には、直ちに管理責任者へ報告すること。
(5) 返却の際には、帳票受渡管理簿に必要事項を記録して管理責任者に報告すること。
(帳票管理状況の確認)
第10条 管理責任者は、少なくとも月1回以上、次の各項目についてその実施状況等を確認し、その結果を記録するものとする。
(1) 帳票管理簿に第8条第1項に定める必要事項が記録されていること。
(2) 帳票管理簿と現況が一致し、紛失等がないこと。
(3) 出力装置が、来庁者その他取扱者以外の者が出力帳票を見ることができないように設置されていること。
(4) 帳票及び帳票管理簿が施錠保管され、及び帳票保管庫の鍵が適切に保管されており、権限のない者がアクセス可能な場所に放置されていないこと。
(5) 廃棄状況及び結果の記録が残っていること。
(その他)
第11条 この規程に定めるもののほか、本人確認情報の管理について必要な事項は、村長が別に定める。
附則
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。