○豊丘村水道事業及び下水道事業文書管理規程
平成29年4月1日
企業管理規程第4号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 到達文書(第4条・第5条)
第3章 起案文書(第6条―第14条)
第4章 施行文書(第15条―第21条)
第5章 文書保存(第22条―第28条)
第6章 雑則(第29条・第30条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(事務処理の原則)
第2条 事案の処理は、特殊な場合を除き、文書によってしなければならない。
第3条 文書は、事務が能率的に処理されるように正確迅速に取り扱わなければならない。
第2章 到達文書
(収受及び配付)
第4条 到達した文書及び物品は、建設環境課において次の処理をしなければならない。
(1) 文書は、開封し、収受印を押し、受付簿に登載し、番号を記入する。ただし、請求書、届書、参考図書等で軽易なものは、受付簿に登載しないことができる。
(2) 前号の場合において、訴願書その他収受年月日等が権利の得喪に関係のある文書には、その封筒を添えなければならない。
(3) 水道事業管理者及び下水道事業管理者の権限を行う村長(以下「村長」という。)宛ての文書で重要な又は異例なものは、直ちに村長の閲覧に供しなければならない。
(4) 親展文書は、封をしたまま、封筒の表面に受付印及び番号を押印記入し、各名宛てに配付すること。
(5) 金券(現金及び小切手並びに為替等の有価証券を含む。)を添えた文書は、その余白に所要の事項を記入した上、金券受付簿に登載すること。
(6) 書留郵便物は、前各号によって処理をするとともに受付簿等に「書留」と表示しておくこと。
(処理)
第5条 建設環境課長は、収受した文書を査閲し、自ら処理するもののほか、処理期限のあるものについてはこれを指示し、係長を経て事務担当者に配付し処理させなければならない。
2 建設環境課長は、常時その処理状況を把握し、適宜の措置を講じなければならない。
第3章 起案文書
(文書の種別)
第6条 文書の種別は、次のとおりとする。
(1) 企業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定によるもの
(2) 達 団体又は個人に指示命令するもの
(3) 訓令 水道事業及び下水道事業(以下「上下水道事業」という。)に所属する機関及び企業職員に指示命令するもの
(4) 訓 上下水道事業に所属する機関及び企業職員に各別に指示命令するもの
(5) 内訓 訓令又は訓でその内容が秘密にわたるもの
(6) 指令 上下水道事業に所属する機関が、団体及び個人の申請、願出又は伺いに対する処分の意思を表示するもの
(7) 辞令 企業職員に係る処分の意思を表示するもの
(起案)
第7条 文書の起案は、所定の起案用紙を用い、処理案を記載し、関係書類を添えなければならない。
第8条 内容が軽易な又は定例的な事案は、その文書の余白に処理案を朱書きし、又は帳簿等により処理するものとする。
(所定の用紙による処理)
第9条 法令その他の規程により、用紙、帳簿等について定めのあるものについては、それにより処理するものとする。
(秘密又は緊急の事案の処理)
第10条 秘密の又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず、上司の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、事後その処理について決裁を経ておかなければならない。
(合議)
第11条 事案が他の課の所管にわたるとき、又は他の課の所管に重大な関係のあるときは、合議をしなければならない。
(修正等)
第12条 起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき、又は廃案になったときは、その旨を関係企業職員に連絡しなければならない。
(企業管理規程案の審査)
第13条 企業管理規程案は、総務課に合議しなければならない。
(決裁)
第14条 起案文書の決裁は、村長がこれを行う。ただし、専決事項の事案については、専決者においてこれを行うものとする。
2 決裁を受けた文書は、その決裁を受けた者がその決裁年月日を記入しなければならない。
第4章 施行文書
(1) 企業管理規程 企業管理規程件名簿
(2) 達 達件名簿
(3) 訓令 訓令件名簿
(4) 訓 訓件名簿
(5) 指令 指令件名簿
(6) 往復文書 受付簿
2 往復文書で軽易なものの番号は、号外で処理することができる。
2 前条第1項第6号の往復文書の番号は建設環境課において起こし、その番号には「豊企建環」を冠するものとし、その事案が完結するまで、同一のものとする。
(施行年月日)
第17条 文書の施行年月日は、施行する日とする。
(浄書及び照合)
第18条 施行文書の浄書は、建設環境課において浄書することを原則とする。
2 浄書及び照合が終わったときは、その責任を明らかにするため原議の所定欄に職員服務規程(昭和44年豊丘村訓令第1号)第2条第2項に規定する印鑑(以下「届出印」という。)を押印するものとする。
(押印)
第19条 施行文書には、相当の公印を押さなければならない。ただし、印刷したもの及び軽易なものには、公印を押さないことができる。
2 達、指令その他重要な文書には、公印を押すほか、契印を押さなければならない。
(発送)
第20条 施行文書で発送を要するものは、退庁時間30分前までに総務課に発送しなければならない。
2 発送に当たっては、施行文書の緩急、宛先等を考慮し、できる限り郵送料の軽減及び配達文書の減少に努めなければならない。
(施行済原議等の処理)
第21条 文書を施行したときは、受付簿、原議等に処理の経過又は施行年月日を記入し、届出印を押印しておかなければならない。
第5章 文書保存
(保存区分)
第22条 文書の保存区分は、法令に別段の定があるものを除くほか、次のとおりとする。
永年保存
10年保存
5年保存
1年保存
2 前項の保存期間は、文書の完結の翌年度から起算する。
(編冊基準)
第23条 完結文書の分類編冊は、別に定める文書保存分類基準及び次に掲げる事項によるものとする。
(1) 会計年度によって区分すること。
(2) 数箇年度にわたって処理した文書は、その事案が完結した日の属する年度の分として区分すること。
(3) 図面、写真等の添付書類で本書に直接つづり込むことができないものは、袋に入れ、又は結束して本書との関係を明らかにしておくこと。
(保存)
第24条 完結文書(以下「保存文書」という。)は、文庫に納め、保存区分別、会計年度別に整理配列しておかなければならない。
(保存上の注意)
第25条 保存文書の保存については、次の事項に注意すること。
(1) 文庫内は常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。
(2) 文庫内で喫煙し、又は火気を使用しないこと。
(保存文書の閲覧)
第26条 職員が保存文書の閲覧をしようとするときは、建設環境課の承認を受けなければならない。
2 保存文書閲覧者は、次の事項を守らなければならない。
(1) 他の者に転貸しないこと。
(2) 抜取り、取換え又は訂正をしないこと。
(3) 破損し、汚損し、又は紛失したときは、直ちに建設環境課長に報告し、その指示を受けること。
(4) 庁外に搬出しないこと。
(保存文書の携出等)
第27条 職員が公務のため保存文書を携出する必要があるときは、建設環境課長の承認を受けなければならない。
(文書の廃棄)
第28条 建設環境課長は、保存期間を経過した保存文書を、決裁を経て廃棄することができる。
2 廃棄した文書は、原則として焼却しなければならない。
第6章 雑則
2 前項の場合においても、事後決裁を受ける等の方法によらなければならない。
(部外者の文書の閲覧等)
第30条 部外者からの文書の閲覧又は謄写の申出等は、建設環境課長の承認がなければ、これを許可することができない。
附則
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年4月1日企管規程第9号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年12月7日企管規程第2号)
この企業管理規程は、令和4年4月1日から施行する。