○豊丘村特定個人情報取扱規程
令和2年4月1日
訓令第24号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、豊丘村の保有する特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、村の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(適用の範囲)
第2条 村の保有する特定個人情報及び特定個人情報ファイルの取扱いは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、豊丘村個人情報保護法施行条例(令和4年豊丘村条例第30号。以下「個人情報保護法施行条例」という。)及びこの規程の定めるところによる。
(用語の定義)
第3条 この規程における用語の定義は、番号法第2条の定めるところによる。
第2章 管理体制等
(総括責任者)
第4条 各課における保有特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために、総括責任者を置き、副村長をもって充てる。
(保護責任者)
第5条 保有特定個人情報を取り扱う各課等に保護責任者を置き、当該課等の長をもって充てる。
2 保護責任者は、当該課等における保有特定個人情報を適切に管理する任に当たる。保有特定個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
(事務取扱担当者の指定)
第6条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う職員(非常勤職員等を含む。以下同じ。)を事務取扱担当者として指定し、取り扱う保有特定個人情報の範囲を指定する。
(システム管理者)
第7条 情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
2 システム管理者は、保有特定個人情報のうち情報システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講じなければならない。
(監査責任者)
第8条 保有特定個人情報の管理の状況について監査をさせるために、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(保有特定個人情報の適切な管理のための会議)
第9条 総括責任者は、保有特定個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を開催することができる。
(管理体制)
第10条 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括責任者への報告連絡体制
(2) 保有特定個人情報の漏えい、滅失若しくは毀損(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の事務取扱担当者から総括責任者への報告連絡体制
(3) 保有特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(教育研修)
第11条 総括責任者は、事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他を目的として必要な教育研修を実施する。
2 総括責任者は、システム管理者に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を実施する。
3 総括責任者は、保護責任者に対し、各課等における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護責任者は、当該課等の事務取扱担当者に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(事務取扱担当者の責務)
第12条 事務取扱担当者は、番号法及び個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例の趣旨に則り、関連する法令及びこの規程等の定め並びに総括責任者及び保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 事務取扱担当者は、保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護責任者に報告しなければならない。
3 総括責任者及び保護責任者は、保有特定個人情報がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
第3章 保有特定個人情報の取扱い
(アクセス制限)
第13条 保護責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報にアクセスする(紙等に記録されている保有特定個人情報に接する行為を含む。以下同じ。)権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の事務取扱担当者に限らなければならない。
2 アクセス権限を有しない事務取扱担当者は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
(複製などの制限)
第14条 事務取扱担当者は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第16条 事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。
(廃棄など)
第17条 事務取扱担当者は、保有特定個人情報又は保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 特定個人情報ファイルを削除した場合又は電子媒体等を廃棄した場合には、削除又は廃棄した記録を保存する。これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認するものとする。
(取扱状況の記録)
第18条 保護責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、台帳等を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第19条 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法及び個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例に定められた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第20条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法及び個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第22条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合又は個人情報保護法及び個人情報保護法施行条例に該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第23条 保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第24条 システム管理者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者が前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第25条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。
2 システム管理者は、必要に応じてアクセス記録を分析するものとする。
3 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第26条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第27条 システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、適切なネットワーク経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)
第28条 システム管理者は、不正プログラムによる保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(暗号化)
第29条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合など)
第30条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行う。
(バックアップ)
第31条 システム管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書などの管理)
第32条 システム管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第33条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。
(端末の盗難防止など)
第34条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 事務取扱担当者は、保護責任者及び監査責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第35条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
第5章 サーバ室等の安全管理
(入退室の管理)
第37条 システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「サーバ室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の事務取扱担当者の立会い等の措置を講ずる。また、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、サーバ室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 システム管理者は、サーバ室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(サーバ室等の管理)
第38条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置の設置等の措置を講じなければならない。
2 システム管理者は、災害等に備え、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第6章 保有特定個人情報の業務の委託等
(業務の委託など)
第39条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないようにしなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除の措置、損害賠償責任その他必要な事項
2 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託をする場合には、委託先において、番号法に基づき村が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、必要かつ適切な監督を行う。
4 特定個人情報の取扱いに係る業務の委託を受けた者が再委託をする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理措置が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
5 特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約を締結した後、委託先における管理体制等必要な事項について書面で確認するとともに、委託先における特定個人情報の管理の状況について確認しなければならない。
(派遣労働者の派遣を受ける場合の措置)
第40条 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者に行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等、特定個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第7章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 前項の場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護責任者は、システム管理者に報告しなければならない。
3 保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
4 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括責任者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
5 総括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を村長に速やかに報告しなければならない。
6 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第42条 総括責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
2 安全確保の上で問題となる事案については、当該事案の事実関係及び再発防止策等について、速やかに総務省(行政管理局)に情報提供を行う。
第8章 監査及び点検の実施
(監査)
第43条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、必要に応じ監査を行い、その結果を総括責任者に報告する。
(点検)
第44条 保護責任者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第45条 総括責任者、保護責任者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。
第9章 その他
(雑則)
第46条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施のための手続その他について必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、令和2年4月1日から適用する。
附則(令和4年12月20日訓令第30号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。